Beérkezés
postai, e-mailes, elektronikus vagy szakrendszeri csatorna
A rendszer egy helyen fogadja a postai, e-mailes, elektronikus tárhelyi és szakrendszeri csatornán érkező küldeményeket, miközben megőrzi azok forrását és kapcsolódó adatait.
Vissza a
főoldalra
Részletes leírás
A Poszeidon (EKEIDR) teljes funkcionális bemutatása
2013 óta önálló szoftvertermékként fejlődő, komplex ügyviteli és iktatási keretrendszer, amely az iratokat a beérkezéstől az irattárazáson és postázáson át egészen a selejtezésig kíséri — papír alapon és elektronikusan egyaránt.
Felhasználóink
0+
Államigazgatás, kormányhivatalok
0+
Felsőoktatási szektor
0+
Köznevelési intézmények
0+
Vasút és logisztika
0+
Versenyszféra
Általános ismertető
A jelen problémái, a jövő megoldása
A zökkenőmentes üzletmenet alapját a piaci információk gyors áramlása adja, melyek postai vagy digitalizált formában, dokumentumokban vagy digitalizált állomány formájában dokumentumokban testesülnek meg. A kezelendő információ mennyisége évről évre nő, a munkatársak pedig egyre több időt töltenek a dokumentumok nyilvántartásával, keresésével és tárolásával.
Ezekre a problémákra ad innovatív megoldást a Poszeidon: egy komplex dokumentummenedzsment rendszer, amely a Neptun piacvezető tanulmányi rendszer technológiájára épül, és modern, skálázható háromrétegű architektúrával támogatja a néhány fős kisvállalkozástól a több ezer munkatársas, több telephelyes intézményekig bármilyen szervezet iratkezelését.
Teljes irat életút
A beérkezéstől az iktatáson és kézbesítésen át a megőrzésig.
Ügyirat és munkafolyamat
Feladatok, felelősök, határidők és döntési pontok ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolva.
Egységes intézményirányítás
Felsőoktatásban a travelmenedzsment modul köti össze a szakrendszereket (pl. SAP).
IXML és kiegészítő modulok
HR portál és többcsatornás ügyfélkiszolgálás.
Egyszerű iratkezelés a mindennapi munkára
A Poszeidonban az érkeztetés és az iktatás elválik egymástól, így az iratok tartalmát csak az arra jogosultak láthatják, miközben az adminisztratív munkatársak a bizalmas anyagokhoz való hozzáférés nélkül végezhetik a feladataikat — egységes, rendezett, átlátható struktúrában.
Irat életút
Az irat teljes életútja
A Poszeidon a beérkező küldeménytől a szabályozott lezárásig közös, jogosultságvezérelt történetben kezeli az iratot, az ügyiratot, a feladatokat és a döntés nyomát.
-
-
Érkeztetés
egyedi azonosító és küldeményadatok
Az átvett küldemény egyedi érkeztetési azonosítót, küldeményadatokat és jogosultsági beállításokat kap. Az érkeztetés elkülöníthető az iktatástól, így a bizalmas tartalom csak az arra jogosultak számára válik elérhetővé.
-
Iktatás
iktatószám, iratkapcsolat, jogosult hozzáférés
Az elektronikus és papíralapú iratok iktatószámot kapnak, miközben a válaszok, mellékletek és kapcsolódó dokumentumok összefüggései végig követhetők maradnak egy egységes adatbázisban.
-
Ügyirat és felelős
összetartozó iratok, ügyintéző, határidő
Az összetartozó iratok egy ügyirathoz rendezhetők. A felelős ügyintéző, a határidő, a mellékletek és az előzmények ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódnak, ezért a teljes állapot egy helyen áttekinthető.
-
Workflow
feladatok, döntési pontok, párhuzamos és automatikus lépések
A folyamat feladatokat, felelősöket és határidőket rendel az ügyhöz. Elágazások, párhuzamos ágak, alfolyamatok, ciklusok és automatikus szakrendszeri lépések is kialakíthatók.
-
Döntés és kiadmányozás
jóváhagyás, dokumentum-előállítás, elektronikus aláírás
A jóváhagyási döntések az ügyhöz kapcsolódnak. A rendszer támogatja a dokumentum-előállítást, az elektronikus aláírást és a szabályozott kiadmányozást, így a döntés teljes nyoma visszakereshető.
-
Kézbesítés
elektronikus vagy postai út és visszaigazolások
A kiadmány elektronikus vagy postai úton továbbítható. A feladási adatok, tértivevények és elektronikus visszaigazolások automatikusan visszakapcsolhatók az eredeti irathoz.
-
Irattár
megőrzési rend, kölcsönzés, hely és felelősség
A dokumentumok teljes szövegükben és összetett FDL-feltételekkel kereshetők. A megőrzési rend, a kölcsönzés, az irattári hely és az aktuális felelősség szabályozottan kezelhető.
-
Selejtezés vagy levéltári átadás
szabályozott lezárás és rekonstruálható előzmény
A megőrzési idő végén az irat ellenőrzött eljárásban selejtezhető vagy levéltárba adható. A lezárás után is rekonstruálható marad az irat teljes története és minden kapcsolódó művelet.
Postázás
Postakezelés és Posta Hibrid
Postakezelés
A rendszer kezeli és tárolja a kimenő postázási információkat, postalapot generál, postázási naplót vezet, és nyomon követi a szervezeti egységek közötti postaforgalmat. Az elektronikus feladójegyzék funkciót a Magyar Posta tanúsította, a tértivevények automatikus feldolgozásával pedig a kézbesítési adatok azonnal megjelennek a kimenő iratoknál.
Posta Hibrid
A digitális aláírással ellátott hiteles elektronikus iratból a Magyar Posta Hibrid Kézbesítési Szolgáltatása állítja elő a hiteles papír alapú másolatot, majd elvégzi a nyomtatást, hitelesítést, borítékolást és kézbesítésre adást — a küldemény útja végig nyomon követhető a Poszeidon felületén.
Kifinomult ügyviteli funkciók
Munkafolyamat-kezelés
A workflow szerkesztő modul a Microsoft® Workflow Foundation technológiájára épül, és a legfrissebb .NET keretrendszert használja. Sablonalapú, verziókövetett, magyar nyelvű grafikus felülettel rendelkezik, amely szekvenciális lépéseket, elágazásokat, párhuzamos tevékenységeket, ciklusokat és — akár aszinkron — alfolyamatokat is kezel.
Felelősök és ügyintézők
Feladatok személyhez vagy csoporthoz dedikálása, automatikus figyelmeztetéssel.
Dinamikus határidők
Abszolút és relatív határidők, futás közbeni újraszámolással és értesítéssel.
Automatizált lépések
Nem humán folyamatlépések, pl. külső rendszerek meghívása interfészen keresztül.
Folyamattörténet és riportok
Teljes futási adat lekérdezés az ügyintézői leterheltség optimalizálásához.
Egy tipikus ügyintézési workflow lépései
Azonosítás (ELP / ePapír / SZÜF)
Űrlap kitöltés, benyújtás
Hivatali tárhelyre érkezés, iktatás
Elektronikus aláírás, QR-kódos ellenőrzés
Visszajelzés az ügyfélnek
A folyamat minden lépését a rendszer naplózza; sikertelen aláírás-ellenőrzés esetén a folyamat érvénytelen aláírás miatt automatikusan lezárul, és a rendszer visszajelzést küld.
Belső információáramlás támogatása
A dokumentumokhoz kapcsolódó eseményekről (határidők, vélemények) a felhasználók személyre szabott e-mail értesítést kapnak. A jelentések egyszeri megszerkesztés után megoszthatók, később módosíthatók, és bármikor újra lefuttathatók az aktuális, valós idejű adatokkal.
Tájékoztatás egyszerű, egyedi feladatokról
Amikor egy ügyirathoz nem érdemes teljes munkafolyamatot rendelni, az egyedi feladat kiosztó felület segítségével egy vagy több kollégának szövegesen leírt feladat adható ki — a Poszeidon automatikusan e-mailben értesíti az érintetteket, és a feladat továbbítható vagy átruházható is.
DMS & szerződések
Dokumentum- és szerződéskezelés
A DMS modul drag-and-drop feltöltést, testre szabható hozzáférési szinteket (megjelenítés, olvasás, letöltés, módosítás) és teljes körű naplózást biztosít. A mappák tetszőleges mélységig, ügy vagy ügytípus szerint szervezhetők, szabadon definiálható címkékkel és dokumentumsablonokkal.
A szerződéskezelés a partnertörzsből választott partnerekhez rendelt, teljes körűen nyilvántartott szerződéseket (típus, érvényesség, érték, állapot) kezel — a fizikai irat útja mellett az elektronikus tárolt példány is azonnal elérhető a jogosultak számára.
Papírmentes iroda
Dokumentum digitalizálás, OCR, elektronikus aláírás
A Poszeidon szinte bármely szkennerrel együttműködik, vonalkód-leolvasókkal kombinálva pedig a digitalizált dokumentumok kötegelt, automatikus iktatását teszi lehetővé. Az OCR-rel felismert szövegből szöveges index készül, így a dokumentumok tartalma az iktatási adatok mellett is gyorsan visszakereshető.
Kötegelt szkennelés folyamata
Telephelyi nagyteljesítményű scannerek
Vonalkód-felismerés, pool / invalid mappa
Poszeidon kötegelt scanner modul
Poszeidon adatbázis, automatikus iktatási adatok
Ügyintézők, kliensek
Szöveges indexelés és tartalom alapú keresés
A feltöltött digitális dokumentumok teljes tartalma azonnal kereshetővé válik szavak és kifejezések alapján.
Optikai karakterfelismerés (OCR)
A bedigitalizált állományok indexelhetővé válnak; magas prioritású iratok szinte azonnal feldolgozhatók.
Elektronikus aláírás
XAdES és PAdES aláírások, valamint Microsec QR-kódos aláírás, központi vagy saját tanúsítvánnyal — a jóváhagyás és kiadmányozás teljes folyamatával.
Biztonság, megbízhatóság, flexibilitás
Modern, háromrétegű architektúra
A Poszeidon rétegei — adatbázis, alkalmazás-kiszolgáló és ügyfélprogram — elkülönítve dolgoznak, ami rugalmas, központosított, skálázható és biztonságos rendszert eredményez. A felső rétegbe tartozik a Windows-os univerzális kliens, az Outlook/Word/Excel beépülő modul és a webes kiszolgáló alkalmazás is.
Kliens alkalmazás réteg
Információk fogadása
Poszeidon kliens alkalmazás
Információk küldése
Felhasználó
Alkalmazás szerver réteg
Alkalmazás kiszolgáló
Adatbázis szerver réteg
Adatbázis szerver
Migrált adatbázisok
Fájlszerver
Migrált nyilvántartások
Jogosultsági rendszer
Szerepkör alapú, tetszőleges számú és funkciójú szerepkörrel — mindenki csak a munkájához valóban szükséges adatokat látja és kérdezheti le.
Titkosítás és naplózás
Minden irat és adat 64 bites Blowfish titkosítással kerül mentésre, az architektúrai rétegek közti kommunikáció pedig titkosított; minden esemény és mozgás automatikusan naplózásra kerül.
Ügyfélkiszolgálás
Többcsatornás ügyfélkiszolgálást támogató modulok
Az egyedi szervezeti struktúrával működő szervezetek egységesen kezelhetik az elektronikusan beküldött, személyesen intézett vagy postai úton érkezett beadványokat. A Nyomtatványkitöltő modulon keresztül a beadványok a Felhasználó dokumentumhoz rendelése (FEDOR) elektronikus szolgáltatással hitelesíthetők.
Közigazgatási eljárás nyilvántartó modul (KENYIM)
Nyomtatványtár (és szerkesztő) modul (NYTM)
Nyomtatványkitöltő modul (NYKM)
Űrlap kitöltés és benyújtás KEÜSZ / SZEÜSZ szolgáltatásokkal
Hivatali tárhelyek
Poszeidon (EKEIDR) iratkezelés és workflow modulok
Külső szakrendszerek
Más iratkezelő rendszerek, egyéb szakrendszerek
Miben segít Önnek
Mikor érdemes a Poszeidonra váltania?
Csökkentené a fénymásolási, nyomtatási és postázási költségeket.
Elege van abból, hogy kollégái órákat töltenek sürgős iratok előkeresésével.
Sok időt visz el az iktatókönyvek, postakönyvek kézzel vezetése.
Megakadályozná a felesleges másolatkészítést és az irathalom növekedését.
Olcsón és gyorsan digitalizálná a felgyűlt irattömeget.
Szeretné, ha minden dokumentum azonnal elérhető lenne egy helyről.
Problémát okoz az üzleti e-mailek kezelése, tárolása, visszakeresése.
Fontos, hogy dokumentumai biztonságban legyenek.
Nincs saját informatikai háttere az iratkezelő rendszer futtatásához.
És ha tanúsított rendszert keres!
A Poszeidon MELASZ által tanúsított aláíró modullal, Microsec QR-kódos aláírással, valamint XAdES és PAdES elektronikus aláírások támogatásával segíti a hiteles és biztonságos dokumentumkezelést.
Kérdése van a Poszeidonnal kapcsolatban?
Írjon nekünk, vagy töltse le a részletes termék- és csomagbemutató anyagainkat.