Poszeidon (EKEIDR) Irat és Dokumentumkezelő Rendszer (Poszeidon) 2013 óta létezik, mint önálló szoftvertermék.
A Poszeidon folyamatosan bővülő felhasználói az alábbi szektorok iratkezelést és üzletifolyamatokat végrehajtó kollégái közül kerülnek ki:
Államigazgatási (hivatali szektor): Kormányhivatalok, Minisztériumok
Kb. 84904 Felhasználó
Felsőoktatási szektor
Kb. 10667 felhasználó
Magyar Államvasutak, Rail Cargo Hungaria
Kb. 8622 felhasználó
Versenyszféra
Kb.: 990 felhasználó
Főbb funkciók, a rendszer érdemei
A Poszeidon rendszer teljes egészében ellátja a közfeladatot ellátó szervek iratkezelési feladatinak hatékony támogatását. A főbb funkciók tekintetében eredményes eszköz az iktatás, érkeztetés, szignálás, hivatali kapura küldés és a posta hibrid szolgáltatások biztosításával, egyszóval a teljes irat életútja végig kísérhető az érkeztetéstől a levéltárba adásig, vagy a selejtezésig a rendszerben. A közfeladatot ellátó szerveken túl, univerzális megoldással hajtja végre további szektorok irat és dokumentumkezelési feladatainak elvégzéséhez szükséges elvárások teljesítését. A rendszerben kiemelkedő és modern megoldás az elektronikus ügyiratkezelés támogatása, mely kiegészül egy komplex Workflow modullal, mely sikeresen bizonyít évek óta a Magyar Államvasutak Zrt-ben, illetve most kerül élesítésre a közigazgatási szektor 10 szakterületében implementált, összesen 200 közigazgatási eljárást magában foglalóan (ügyfél bejelentéstől a határozathozatalig). Mindezen túl, az ügyintézési feladatok ellátása mellett a különböző ágazat vezetői számára ad naprakész adatokat a folyamatban lévő ügyekről, eljárásokról, ügyintézőkre, szervezeti egységekre, vagy tetszőleges szintekre aggregálva. A felsőoktatási szektorban a rendszerünk egyik alappilére az Egységes Intézmény Irányítási rendszernek melynek egyik főbb megoldása a travelmenedzsment modul. A travelmenedzsment modul célja egységes mederbe terelni az intézményi folyamatokat, pontosabban a szakrendszerek közti adatok mozgatást (SAP-Poszeidon között service-eken keresztül) illetve a külföldi kiküldetések, valamint vendégek fogadása, és ezekhez tartozó pénzügyi adatok kezelése, átadása a szakrendszerek között.
A rendszerhez olyan kiegészítő modulok állnak rendelkezésre, mint a többcsatornás ügyfélkiszolgálást támogató modulok, amik az ügyfelekkel történő kapcsolattartáshoz biztosítanak elektronikus felületet, valamint az IXML modul, aminek segítségével az adatnyilvántartásokat, szakrendszereket kezelő szervezetek számára lehetőséget biztosít más szakrendszerből az adatok biztonságos, egységes formában történő elérésére.
Ügyfeleink részére további speciális feladatokat ellátó modulokat, rendszereket fejlesztünk, melyek integrált módon együttműködnek az iratkezelő rendszerrel. Ilyen a HR portál, ami a szervezet és a dolgozók közötti kapcsolattartást könnyíti meg azáltal, hogy egy egységes rendszerben lehetővé teszi a dolgozókhoz kapcsolódó dokumentumok és adatok kezelését, vagy a Kormányőr alkalmazás, ami a kormányzati ellenőrzések során keletkező dokumentumok tárolásának és a kapcsolódó munkafolyamatok támogatásának eszköze.
Fenti funkciókkal a rendszer fő érdeme, hogy kiváló alapot szolgáltat a papírmentes ügyintézés megvalósítására legyen szó bármely szektorról, továbbá a feladatkosár és egyéb elektronikus ügyintézést támogató funkciók – pl. ügyintézés figyelés – miatt a transzparens és hatékony feladatellátáshoz, vagy éppen a hatékonyság növeléséhez, az ügyintézés gyorsításához.
A zökkenőmentes üzletmenet alapját a piaci információk és azok gyors áramlása képezik, melyek a vállalatok, intézmények mindennapjaiban különböző formában (levél, fax, e-mail, digitalizált állományok, stb.) jelennek meg és dokumentumokban testesülnek meg. Napjainkban a kezelendő információk mennyisége bizonyítottan napról-napra növekszik és emiatt a munkatársak egyre több időt töltenek a dokumentumok nyilvántartásával, keresésével, továbbításával és tárolásával. Ezen problémák kezelésére nyújt innovatív megoldást a Ügyviteli és Iktatási rendszer.
A Poszeidon egy komplex dokumentum menedzsment rendszer, mely végigkíséri az iratokat a beérkezéstől vagy a keletkezéstől kezdve az irattárazáson és postázáson át a selejtezésig, legyenek azok elektronikus - e-mail, fax, fájlban tárolt - és/vagy papír alapú dokumentumok.
A rendszer támogatja az összes iratokkal kapcsolatos munkafolyamatot, ezzel lehetőséget biztosít a modern, papírmentes ügyiratkezelésre való áttérésre, és megvalósítja az ehhez szükséges elektronikus archiválást a jogszabályban előírt módon. A Poszeidon a Neptun piacvezető tanulmányi rendszer technológiájának felhasználásával kifejlesztett, integrált ügyviteli és iktatási keretrendszer. A keretrendszer architektúrája és a modern, skálázható, háromrétegű technológia a rendelkezésre álló erőforrások hatékony felhasználása mellett lehetőséget biztosít tetszőleges nagyságú szervezet ügyirat és dokumentum kezelési és iktatási feladatainak teljes körű adminisztrálására és támogatására, a néhány fős kisvállalkozásoktól kezdve a több ezer munkatárssal rendelkező, az ország több pontján működő intézményekig bezárólag.
Egy szervezetnél – legyen az egy kisvállalkozás, vagy egy nemzetközi nagyvállalat – az iratkezeléssel kapcsolatos igények egyszerűen összefoglalhatóak abban, hogy a céghez érkező, vagy ott keletkező iratokkal kapcsolatos munka minél kisebb részét kelljen az iratok keresgélésére, és a velük kapcsolatos munka adminisztrálására fordítani. Ennek megfelelően a Poszeidon számos olyan funkciót tartalmaz, amelyeknek köszönhetően a vállalat dokumentumai egy egységes, rendezett, átlátható struktúrában állnak a dolgozók rendelkezésére. Az iratkezelési funkciókon belül fontos megemlíteni, hogy a Poszeidonban a beérkező iratok érkeztetése és iktatása elválik egymástól, ezzel is biztosítva, hogy az iratok tartalmát csak az arra jogosultak tekinthessék meg, miközben az adminisztratív személyzet elvégezheti a rábízott feladatokat, a bizalmas anyagokhoz való hozzáférés nélkül.
A Poszeidon rendszer képes többféle beléptetési módot kezelni
Egy vállalathoz a dokumentumok többféle csatornán keresztül áramlanak, érkezhetnek postán, e-mailen, faxon vagy hivatali kapun, cégkapun. A Poszeidon alkalmazkodik ezekhez a lehetőségekhez, és a kapott küldemény típusától függően a lehető legmagasabb szinten, egy gyors adatbeviteli felülettel támogatja az érkeztetés folyamatát, melynek során a dokumentummal kapcsolatos adatok kerülnek rögzítésre, de az elektronikus csatornák esetén képes a küldemények automatikus érkeztetésére is. Bármilyen formában is kerüljön be azonban az adott küldemény a rendszerbe, a Poszeidon mindegyikhez automatikusan generál egy egyedi érkeztetési sorszámot, ezzel biztosítva, hogy minden egyes dokumentum külön-külön azonosítható legyen. A Poszeidon a postán beérkező dokumentumok esetében lehetőséget biztosít a postabontás regisztrálására, a címzési adatok partnertörzs alapú tárolására, valamint a postai azonosítók (pl.: ragszám, sürgősség, súly, stb.) tárolására is. Az elektronikus úton beérkező dokumentumok esetében a Poszeidon magas szinten támogatja az iratok érkeztetését és iktatását, ennek megfelelően a hivatali kapun, cégkapunérkező dokumentumok automatikus iktatása, emailek esetén akár az iktatása is teljesen automatizálttá tehető a szervezet igényeinek megfelelően. Microsoft Outlook levelezőrendszer használata esetén a beérkező e-mailek érkeztetése és iktatása közvetlenül a levelezőrendszerből elvégezhető.
Az iktatás a vállalati iratkezelés egyik legfontosabb területe, mivel a jól működő iktatási rendszer biztosítja, hogy a beérkezett, illetve a vállalaton belül keletkező iratok könnyedén előkereshetőek legyenek, útjuk pedig pontosan, a vállalaton belüli jogosultsági és biztonsági előírásoknak megfelelően nyomon követhető legyen. A Poszeidon egységesen, közös adatbázisban, de egymástól megkülönböztetve kezeli a belső és külső keletkezésű, az elektronikus és a papír alapú iratokat, valamint nyomon követi a különböző iratpéldányokat (eredeti, másodlat, másolat, digitális másolat). A rendszerben lehetőség van hierarchikus rendszerű – fő- és alszámos – iktatásra, lehetőség van témaszámos, vagy akár ügytípusos iktatásra is, vagyis hogy a különböző témákhoz kapcsolódó dokumentumok a témakörnek megfelelően külön-külön kapjanak iktatási számot. A szakrendszeri integrációk megvalósításához szabványos interfésszel rendelkezik a program, amin keresztül megvalósítható, hogy a szakrendszerben keletkező dokumentumok, melyeknek az iktatása szükséges, automatikusan iktatásra kerüljenek az iratkezelő rendszerben.
A felvitt dokumentumok kulcsszavak szerint indexelhetőek, valamint lehetőség van ennek automatizálására is, továbbá, ezen szöveges dokumentumok teljes szövegében történő keresésére. A Poszeidon emellett képes az iratkapcsolatok nyilvántartására is, ennek megfelelően nyomon követi, ha egy irat egy másik iratra érkezett válasz, vagy annak melléklete, arra érkezett vélemény, stb. A Poszeidon beépített eljárások segítségével támogatja az iktatott dokumentumok – a szervezet irattári rendjéhez igazodó – hosszú távú raktározását, archiválását és selejtezését, relatív és abszolút megőrzési határidők kezelését, és az expediálás rögzítését. Az irattári struktúra szabadon, a szervezet igényeinek megfelelően konfigurálható, akár szervezeti egységenként külön-külön beállításokkal. A rendszer automatikusan irattárolási naplót készít, valamint képes az iktatott dokumentumok kölcsönzésének teljes körű adminisztrálásra. Ezeknek a beépített automatizmusoknak a segítségével a Poszeidon felhasználói mindig pontosan tudhatják, hogy hol/kinél találhatóak az egyes dokumentumok. Annak érdekében, hogy a Poszeidonban iktatott iratok könnyedén előkereshetőek legyenek, a rendszer képes az iktatott dokumentumok között tetszőleges szempontok alapján szűrni, illetve keresni.
A fejlett, FDL rendszerű szűrő és kereső funkció segítségével bármilyen szűrőfeltétel meghatározható, könnyedén leszűrhetőek például azok a dokumentumok, melyekkel a vállalat egy dolgozója foglalkozott, egy konkrét partnercéghez kapcsolódnak, és módosították őket az utóbbi 3 hónapban. Az összeállított szűrések, illetve az eredményül kapott dokumentumok listája külön-külön elmenthető, illetve megosztható más Poszeidon felhasználókkal. A rendszer természetesen ebben az esetben is figyelembe veszi a szűrést végző személy jogosultságait, és csak azokat a dokumentumokat mutatja meg, amelyekhez az illető hozzáférhet.
A Poszeidon kezeli és tárolja a kimenő levelekkel, dokumentumokkal kapcsolatos postázási információkat, és együttesen kezeli és adminisztrálja a szervezeten kívülre irányuló, valamint a szervezeti egységek közötti postaforgalmat. A rendszer képes postalap generálására, illetve postázási napló alkalmazására, valamint automatikusan elvégzi a szervezeti egységek közötti postaforgalom nyomon követését. A rendszer képes elektronikus feladójegyzék kigenerálására, melynek köszönhetően időt és költséget takaríthat meg szervezetének. A postai elektronikus tértivevények automatikus feldolgozása révén a küldemények kézbesítési információi teljesen automatizált módon jelenhetnek meg a kimenőiratoknál. Az elektronikus feladójegyzék funkció a Magyar Posta által tanúsított.
A hagyományos postai kézbesítés magas szintű támogatása mellett a rendszerben lehetőség van a Magyar Posta által megvalósított Hibrid Kézbesítési Szolgáltatáshoz kapcsolódni. Ennek során a digitális aláírással ellátott hiteles elektronikus iratból a Hibrid rendszer állítja elő a hiteles papír alapú másolatot és a nyomtatás, hitelesítés mellett elvégzi a küldemény borítékolását és kézbesítésre történő feladását is a Poszeidon rendszerben megadható paraméterek alapján. A küldemények előállításának és kézbesítésének nyomonkövetése a rendszer felületén keresztül valósul meg.
A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási rendszer Mediátor modulja lehetővé teszi két infrastruktúrálisan elkülönülő Poszeidon biztonságos kommunikációját. A Mediátor segítségével lehetőség van két egymástól független szervezet között elektronikus állományokat küldeni és fogadni, mely nagyban megkönnyíti, segíti és gyorsítja a kommunikációt és a hatékony ügymenetet. Az elektronikus állományok és metaadatok átadása egy biztonságos, titkosított csatornán keresztül zajlik, aminek köszönhetően adataink a legnagyobb biztonságban maradnak.
Minden egyes állomány mely a Mediátor kommunikációs csatornáján keresztül kerül átadásra, elektronikus aláírással és időbélyeggel kerül hitelesítésre a Poszeidon rendszerbe integrált elektronikus aláíró modul segítségével. A fent említett elektronikus aláíró modul a Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség által tanúsított és megfelel a nemzetközi Xades szabványnak. Ez a tanúsítás igazolja, hogy az alkalmazás képes együttműködni a többi - szintén tanúsított - termékkel, vagyis az általa létrehozott aláírásokat más szoftverek felhasználói is képesek ellenőrizni, és ők is képesek ellenőrizni mások elektronikusan aláírt dokumentumait, üzeneteit.
A Poszeidon megoldást kínál a szervezeti ügyintézés munkafolyamatainak magas szintű, integrált szabályozására, adminisztrálására és nyomon követésére. Az iratokhoz szabadon szerkeszthető, részletesen adminisztrált munkafolyamatok illeszthetőek. Az egyszerű, egyedi feladatok elvégzését külön beépített eljárások segítik, emellett a Poszeidon képes személyre szabható jelentések automatikus elkészítésére is, melyek segítségével a vállalatvezetés könnyedén képet kaphat a szervezetben zajló folyamatokról.
Az iratok ügyiratokba szervezésének egyik nagy előnye a Poszeidonban, hogy az egyes ügyiratokhoz munkafolyamatok rendelhetőek, melyek adminisztrálását, és nyomon követését a rendszer automatikusan elvégzi.
A workflow szerkesztő modul képes a komplex, az egész vállalat ügyvitelét behálózó folyamatok kezelésére. A Microsoft® Workflow Foundation technológiájára épül, mely mindig a legfrissebb .NET keretrendszert használja. Sablon alapú, felhasználóbarát – aminek köszönhetően könnyen konfigurálható - magyar nyelvű grafikus szerkesztő felülettel rendelkezik, ennek köszönhetően azok könnyedén módosíthatók. Ez egyrészt azt eredményezi, hogy a szervezetben rendszeresen felmerülő eljárások munkafolyamatát elég egyszer megszerkeszteni, másrészt lehetőséget biztosít új, vagy a korábbitól csak részleteiben eltérő munkafolyamatok egyszerű összeállítására.A munkafolyamat sablonok verziókövetettek, illetve hozzáférésük jogosultsághoz köthető mind személy, mind szervezet szinten.
Ezen munkafolyamat szerkesztő modul képes szekvenciális lépések, elágazások, párhuzamos tevékenységek és ciklusok kezelésére mellett alfolyamatokat is kezelni (akár aszinkron módon). Tehát az eljárásban többször felmerülő lépéseket alfolyamatba rendezhetjük, és paraméterezhetjük a benne felhasznált dokumentumokat, változókat, valamint szereplőket is.
Egy feladatot vagy munkafolyamatot lehetőség van konkrét személyhez vagy felhasználók csoportjához dedikálni, a felelősöket és az ügyintézőket kiválasztani, ezután a rendszer az érintetteket figyelmezteti aktuális feladataikra. Külön kiválaszthatók azok a munkatársak, akik jogosultak egy-egy munkafolyamaton belül a különböző lépések elvégzésének regisztrálására, illetve az egész munkafolyamat lezárására, ezzel is biztosítva a munkafolyamat ellenőrzésének lehetőségét a vállalat vezetői részére.
Tetszőleges számú, dokumentumokhoz, űrlapokhoz, iratokhoz, ügyiratokhoz vagy más Poszeidon nyilvántartási elemekhez rendelhető folyamatlépéseket definiálhatunk, funkcióellenőrzésekkel (feltöltés, frissítés, iktatás, véglegesítés, szerződéstárba-, utasítástárba helyezés) társítva, mely feladatok továbbíthatók, kioszthatók. Egy feladatot konkrét személyhez vagy felhasználók csoportjához lehet dedikálni egyéncsoportokon keresztül megkülönböztetve egyéni, illetve kollektív feladatvégzést. Ezek az egyéncsoportok lehetnek előre beégetett csoportok, de lehetőség van a workflow futása közben dinamikusan bevonni egyéb szereplőket a folyamatba, valamint automatikusan létrehozhat a rendszer ilyen csoportokat különböző megadott adatok alapján. A munkafolyamat futásakor lekérdezhetünk bármilyen adatot a rendszerből, amelynek értékeit felhasználhatjuk döntési pontokhoz, illetve generálható dokumentumok űrlapmezőinek kitöltéséhez is.
A rendszer a munkafolyamatok minden lépését nyomon követi, a különböző lépések elvégzésének időpontját és időtartamát, illetve az adott munkafolyamatot végző személyt, személyeket is regisztrálja. A munkafolyamat különböző lépéseihez határidők rendelhetőek, melyek lehetnek abszolút, és relatív – a munkafolyamat más lépéseihez viszonyított – határidők is. Ezen felül a rendszer képes dinamikusan számolni, illetve újraszámolni az ügyintézés határidejét futás közben is, módosítani ezzel az ügyirat határidejét, és figyelmeztetéseket küldeni azokról hírlevél, vagy feladat formájában. Egyes munkafázisra is lehetőség van határidő beállítására, így riportolható az ügyintézőknél lévő feladatok, feladatcsoportok átfutási ideje.
Képes opcionális feladatok automatizált elvégzésére (pl: automatizált zárás), valamint ennek kiértékelésére, így a folyamat aszerint fog tovább menni, hogy a felhasználó, vagy a rendszer zárta-e le az adott feladatot. Lehetőség van úgynevezett nem humán folyamatlépések beiktatására, mint például „idegen” rendszerek meghívása egy interfészen keresztül.
A folyamattörténet illetve a workflow futási adatok lekérdezését is támogatja a rendszer és ezen adatok ismeretében optimalizálhatók a folyamatok, vagy akár a folyamat lépések, illetve tisztább képet kaphatunk az ügyintézői leterheltségről.
A Poszeidon megalkotásakor különösen nagy hangsúlyt helyeztünk arra, hogy az elkészülő rendszer minél jobban támogassa és leegyszerűsítse a szervezeten belüli iratokkal és munkafolyamatokkal kapcsolatos információáramlást, ezért számos ilyen funkciót integráltunk a rendszerbe. A naprakész tájékoztatás érdekében a dokumentumokkal kapcsolatos különböző eseményekről (pl.: fax érkezése, feladathoz kapcsolódó határidők, posta érkeztetés, véleményezés) a felhasználók e-mailben értesítést kaphatnak. Az értesítések köre felhasználónként, vagy felhasználói csoportonként személyre szabható. A közös munka megkönnyítése érdekében a felhasználóknak lehetőség van az egyes dokumentumok, illetve ügyiratok véleményezésére, megjegyzések és utasítások csatolására. A szervezet működésének átláthatóságát megkönnyítendő, lehetőség van a rendelkezésre álló információkat összefoglaló, személyre szabható jelentések előállítására. A jelentések egyszeri elkészítése után az adott logikai struktúra más felhasználókkal megosztható, illetve később általuk módosítható, valamint a kapott adatok más programokba (pl.: Microsoft Excel táblázatkezelőbe) exportálhatóak. A már megszerkesztett jelentés a későbbiekben bármikor lefuttatható, és mindig az aktuális, valós idejű adatokat tartalmazza, ezzel segítve a vállalati vezetőket, hogy a vállalaton belüli folyamatokról mindig tökéletesen informáltak lehessenek.
Mivel a mindennapi munka során gyakran fordul elő az az eset, amikor egy ügyirathoz nem érdemes munkafolyamatot rendelni, ezért az egyszerűbb, egyedi feladatok könnyű adminisztrálásának érdekében a Poszeidon tartalmaz egy egyedi feladat kiosztó felületet. A rendszerben iktatott irathoz vagy a dokumentumkezelőben tárolt dokumentumhoz a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatárs kiválasztja egy listából a feladat elvégzésével megbízott kollégát, vagy kollégákat, majd szövegesen leírja az elvégzendő feladatot. Ezután a Poszeidon automatikusan e-mail értesítést küld a feladat elvégzésével megbízott dolgozónak, és a programban egy külön felületen megjeleníti számára az adott iratot vagy dokumentumot és a feladatokat. A munkatársnak lehetősége van feladata elvégzése után továbbítani az iratot egy következő kollégának, illetve magát a feladatot is át tudja ruházni másra.
A Poszeidon DMS (Document Management System) modul segítségével lehetőség van elektronikus dokumentumok magas szintű kezelésére. A dokumentumok feltöltése drag and drop módszerrel, vagy akár a rendszerben tárolt adatok kiválasztásával is lehetséges, így gyorsítva a munkamenetet. Természetesen a biztonság itt is elsődleges szempont, teljes körűen testre szabható, hogy ki, mely mappához-dokumentumhoz, milyen jogosultsággal férjen hozzá, megjelenítés, olvasás, letöltés, módosítás szinten, és minden egyes tevékenységről naplóbejegyzés készül. A mappákon belül a fájlok kategorizálását és kereshetőségét (az OCR technológián kívül) címkékkel segítjük, melyek szabadon definiálhatók, így nem csak egy-egy dokumentum alapadatait tartjuk nyilván (mint például létrehozás ideje, létrehozó, utolsó módosító, verziószám, stb.), hanem a szakterület speciális igényeinek is megfeleltethető. Mivel a Poszeidon egyes funkciói kapcsolódnak és kiegészítik egymást, természetesen a DMS-ben tárolt dokumentumokra is illeszthetőek munkafolyamatok, iktathatóak vagy akár egy egyedi ügy is indítható belőlük. A Poszeidon rendszer a dokumentumok keletkeztetését és dokumentum mappához rendelését előre definiálható és mappához rendelhető dokumentum sablonokkal támogatja. A dokumentum mappák tetszőleges mélységig felépíthető hierarchikus struktúrába rendezhetőek, aminek segítségével ügyenként, vagy akár ügy típusonként is csoportosíthatóak.
Egy intézmény működésében nagy szerepet játszanak a különböző szerződések, melyek megfelelő rendszerezését és kezelését segíti a Poszeidon rendszer. Egy szerződéshez egy, a rendszerben már rögzített iratot rendelhetünk, és nyilvántartjuk a legkülönbözőbb adatokat, mint például a típus, érvényesség, szerződéskötés dátuma, érték, állapot, megszüntetés oka. A partnereket előre rögzített partnertörzsből választhatjuk ki, így biztosítva az egyediséget és a visszakereshetőséget. A fizikai irat útjának követésén túl az elektronikus tárolás lehetősége is adott, így a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó azonnal be is tekinthet a dokumentumba.
Annak érdekében, hogy a Poszeidon rendszert használó szervezetek számára megkönnyítsük a modern, elektronikus iratkezelésre való átállást, és a korábban papíron tárolt, sokszor hatalmas mennyiségű irattömeg egyszerű digitalizálását, számos olyan funkciót építettünk a rendszerbe, melyek segítségével ezek a feladatok könnyedén, gyorsan és automatizáltan megoldhatóak.
A Poszeidon számos különböző szkennerrel képes együttműködni, mivel a világon legelterjedtebb, TWAIN képdigitalizálási szabványt használja. A rendszer lehetőséget nyújt a digitalizált dokumentumok automatikus, kötegelt iktatására is, mivel képes a vonalkód-leolvasókkal való együttműködésre is, méghozzá tetszőleges vonalkód-szabvány használata mellett. Ennek következtében a digitalizálás munkafolyamata nagymértékben leegyszerűsödik, mivel a vonalkód felragasztását, és a hozzá kapcsolódó iktatási adatok rögzítését követően a rendszer a digitalizált dokumentumokon automatikusan lokalizálja és felismeri a vonalkódot, és azt lapszeparátorként használja, vagyis az összes szükséges dokumentum egyszerre szkennelhető, az elektronikus példányok összekapcsolása az iktatási adatokkal automatikusan megtörténik. Ez a funkció természetesen nem csak a már meglévő iratanyag digitalizálását gyorsítja meg, de a napi iratforgalom iktatását is nagymértékben leegyszerűsíti. A vonalkód-leolvasókkal való együttműködés nem csak az iratok tömeges iktatását teszi lehetővé, de az ügyiratok és az irattári helyek is azonosíthatóak ezzel a módszerrel, így téve még egyszerűbbé a szervezetnél lévő irattömeg kezelését.
Annak érdekében, hogy dokumentumai és azok tartalma a legszűkebb keresési kritériumnak is megfeleljenek, a Poszeidon rendszer tartalmaz egy indexáló modult, melynek segítségével a rendszerben tárolt digitális példányok tartalmában is lehetőség van szavakra kifejezésekre keresni.
A Poszeidon rendszerben található OCR modul segítségével, a bedigitalizált képállományok indexálhatóvá és szerkeszthetővé válnak. Ez a folyamat ütemezett időközönként megy végbe, de lehetőség van az úgy nevezett magas prioritással rendelkező iratok szinte azonnali karakterfelismerésére is.
Az elektronikus ügyitézés elengedhetetlen feltétele a digitális aláírás, amit a program kiemelten támogat. Lehetőség van XAdES és PAdES típusú elektronikus aláírások létrehozására, központi aláíró tanúsítvány használatára vagy a felhasználók saját aláíró tanúsítványainak integrált használatára az elektronikus aláírások létrehozásához. A rendszer nem csupán egyszerű aláírási funkciót biztosít, hanem a dokumentumok ellenőrzésének, jóváhagyásának, elektronikus kiadmányozásának teljes folyamatát támogatja, oly módon, hogy a felhasználók számára minél egyszerűbb és gyorsabb legyen az elektronikus dokumentumok hitelesítése.
A Poszeidon egy modern, háromrétegű alkalmazás, ahol a rétegek sorrendben a következők: adatbázis, kiszolgáló- és ügyfélprogram. A rétegek ezen módon való szétválasztásával a rendszerben praktikusan elkülönülnek a különböző feladatcsoportok, amelynek eredménye egy, a mai követelményeknek megfelelő, rugalmas, központosított, skálázható és biztonságos architektúra. Az adatbázis réteghez tartoznak az adatkezelési, tárolási, archiválási technikák. A Poszeidon együtt működik szinte az összes piacvezetőnek számító adatbázis kezelő szoftverrel. A középső réteg — az alkalmazás-kiszolgáló — adja a rendszer magját, ez szervezi és irányítja a folyamatokat. A legfelső szint az ügyfélprogram, ami a tulajdonképpeni interakció eszköze a felhasználók és a számítógép között. A Poszeidon estében a felső rétegbe tartozik a Microsoft Windows operációs rendszeren futó univerzális ügyfélalkalmazás, a Microsoft Outlookhoz, Wordhöz, Excelhez tartozó beépülő modul és az interneten keresztül elérhető web-kiszolgáló alkalmazás. Ez a komplex és rugalmas architektúra biztosítja a keretet a számos funkcionalitás számára, melyek így együtt alkotják az egységes Poszeidon Iktatási és Ügyviteli Rendszert.
A Poszeidon jogosultsági rendszere szerepkör alapú. A rendszert használó szervezet tetszőleges számú és funkcionalitású szerepkört definiálhat. A szerepköröknél külön-külön, lehetőség van beállítani, hogy mely adatokat látják, melyeket tudják módosítani, illetve milyen új adatokat vehetnek fel. Az egyes felhasználókhoz tetszőleges számú szerepkör tartozhat. A tényleges jogosultságot a szerepkör, valamint a szervezeti egység összerendelése határozza meg. Ennek a komplex jogosultsági rendszernek az előnye, hogy a Poszeidont használó szervezet munkatársai közül mindenki csak azokat az adatokat látja, amelyek valóban szükségesek a munkájához, ami egyszerűsíti a munkát, csökkenti a hibák lehetőségét, valamint kizárja az információkkal való visszaélést. A jogosultsági rendszer tökéletesen összhangban van a lekérdezésekkel, így mindenki csak az általa — legalább olvasásra — elérhető adatokra tud lekérdezést készíteni, illetve ezen adatok eredményét kapja kézhez.
Egy szervezet iratkezelésében és ügyvitelében kulcsszerepe van a rendszerben lévő információk biztonságának védelme, melyet a Poszeidon teljes körűen biztosít. Általánosságban elmondható, hogy a Poszeidon tervezése során különös gondot fordítottunk a biztonságos megoldások kidolgozására, figyelembe véve a célterület kiemelt érzékenységét (belső használatú, bizalmas iratok kezelése).
A Poszeidonban lévő összes irat és adat titkosított formában kerül mentésre, méghozzá a világban széles körben elterjedt, 64 bites Blowfish algoritmus segítségével. Ennek eredményeként az iratok biztonságban vannak még abban az esetben is, ha magukhoz a fájlokhoz valaki rosszindulatú szándékkal képes hozzájutni, mivel az információt ebben az esetben is lehetetlen visszafejteni.
A rendszerben tárolt iratokhoz és ügyiratokhoz való hozzáférés szintén teljes mértékben a megrendelő igényeinek megfelelően kerül kialakításra. A már említett, személyre szabható jogosultsági rendszer mellett a Poszeidonban minden irathoz és ügyirathoz tartozik egy hozzáférési lista, melyhez a felhasználókat egyesével és csoportosan — szervezeti egységenként vagy egyéncsoportokként — lehet hozzáadni és eltávolítani. Magának a hozzáférési listának a szerkesztése is külön jogosultsághoz kötött.
A Poszeidon rendszer-felügyeleti funkcióinak segítségével tökéletesen nyomon követhető a szervezeten belül az iratokkal kapcsolatos összes esemény és változtatás, mivel a rendszerben végzett minden tevékenység és ügymeneti cselekmény, valamint az iratok és ügyiratok mozgása is automatikusan naplózásra kerül. A teljes vállalati Poszeidon rendszer szintjén az adatok biztonságát az architekturális rétegek közötti titkosított kommunikáció garantálja.
A rendszerhez kifejlesztett Többcsatornás ügyfélkiszolgálást támogató modulok lehetővé teszik az egyedi szervezeti struktúrával működő, egyedi eljárások és ügyek kezelésével megbízott szervezetek számára, hogy a feladat- és hatáskörükbe tartozó, elektronikusan beküldött, személyes ügyintézés keretében keletkezett, vagy postai úton érkezett beadványokat egységesen kezelni tudják. Ezek a Közigazgatási eljárás nyilvántartó modul, a Nyomtatványtár modul, valamint a Nyomtatványkitöltő modul, melyek integráltan működnek az iratkezelő rendszerrel. A modulok segítségével egyedileg tervezhetők meg az egyes ügyindításokhoz tartozó űrlapok, azok ügyfél általi kitöltését és beküldését követően az integrált rendszer garantálja, hogy az elektronikus küldemények a megfelelő illetékességi területre érkezzenek be. Az iratkezelőbe történő beérkezést követően az űrlapokat a program automatikusan érkezteti. A rendszer a Nyomtatvány kitöltő modulon keresztül képes külső szakrendszerekkel integráltan működni adatátadás, illetve kész beadvány továbbítása tekintetében.
A Közigazgatási eljárás nyilvántartó modulban rögzíthetők a szervezet által kezelt eljárások hatásköri és szakterületi struktúrában rendszerezve. A nyomtatványtár modul használatával alakíthatók ki az egyes eljárásokhoz rendelt űrlapok. A Nyomtatványkitöltő modul pedig mint állampolgári felület szolgál az űrlapok kitöltésére és elektronikus benyújtásukra. Az nyomtatvány kitöltője azonosítás nélkül vagy azonosítást követően (Központi azonosítási ügynök) az adatkitöltést segítő funkció alkalmazásával képes az űrlapok kitöltésére és benyújtására. A beadványok hitelesítése az Azonosításra visszavezetett dokumentum-hitelesítés (AVDH) szolgáltatás segítségével történik és a hitelesítés után benyújthatók.
Copyright © SDA DMS Zrt.