Ügyiratok és Ügykezelés a Poszeidon rendszerben

A dokumentumokkal kapcsolatos szervezeti munkafolyamatok megkönnyítése érdekében a Poszeidon-ban iktatott iratok ügyiratokba szervezhetők, majd ezekhez az ügyiratokhoz különböző feladatok, munkafolyamatok kapcsolhatók. Egy ügyirathoz tetszőleges számú irat szerelhető, az ügyiratba szerelt dokumentumokkal pedig könnyedén csoportos műveletek végezhetők (pl.: irattározás, postázás). A vállalatnál lévő irat- és ügyirattömeg még könnyebb áttekinthetősége érdekében az ügyiratok hierarchikus struktúrában, szabadon definiálható, ún. ügykörökbe sorolhatók, ezzel lehetővé téve a valamilyen szempontból közös kategóriába eső ügyiratok együttes kezelését. Az ügykezelés történhet a telepített kliensen, vagy a böngészőből elérhető Web-es kliensen is. Ez a művelet akár párhuzamosan a két kliensen is történhet, mert mindkét szolgáltatás ugyan arra az adatbázisra kapcsolódik.

A böngészőből megnyitható kliensen az Ügyiratok menüponton tekinthetők meg és szerkeszthetők, külön nézetekben a felhasználók által hozzáférhető ügyiratok.

Ügyiratok menüpont a Web kliensen

Az egyes ügyiratok a felületen szerkeszthetők és további kapcsolódásaik tekinthetők meg.

 Az ügyiratokba tetszőleges számú alszámos iratpéldány szerelhető be, melyek az ügyirat szerves részeit képezik, az ügyirattól elválaszthatatlanok.

Ügyirat logikai felépítése

Az ügyviteli folyamat történhet teljesen elektronikusan, ugyanis a Poszeidon képes külön fájltárolón titkosítva, melynek titkosító algoritmusát a rendszer ismeri és használja az elektronikus iratképek rendszerből történő megnyitására és letöltésére.

Valamint lehetőség van teljesen digitálisan kezelni az ügyvitelt, egészen a beérkező küldemény érkeztetésétől az iktatáson keresztül egészen az irattározás-ig, majd selejtezésig.

A rendszer képes csatlakozni Hivatali kapu tárhelyhez és az oda érkező dokumentumokat automatikusan letölteni, valamint érkeztetni és egy erre delegált felületen szignálásra előkészíteni a vezetők számára.

A Poszeidon lehetőséget nyújt emailek automatikus iktatására, vagy érkeztetésére, vagy Outlook klienssel való együttműködésre egy beépülő plugin segítségével.

Az iratképek irathoz rendelését és a rendszer automatizáltan tudja elvégezni egy beépített vonalkód olvasó motor segítségével.

Kötegelt szkenner modul működési ábra