Tájékoztatás

A mindennapi munka támogatásának érdekében a Poszeidon tartalmaz egy egyedi feladat kiosztó felületet, ahol lehetőség van az egyes iratokhoz, dokumentumokhoz kapcsolódóan egyszerű módon feladatot küldeni egy felhasználó részére. A megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatárs kiválasztja egy listából a feladat elvégzésével megbízott kollégát, vagy kollégákat, majd szövegesen leírja az elvégzendő feladatot. A feladatok típusa előre definiált listából kiválasztható, ami segíti a feladatok kezelését, valamint határidő is rendelhető az egyes feladatokhoz. A Poszeidon automatikusan e-mail értesítést küld a feladat elvégzésével megbízott dolgozónak, és a programban egy külön felületen megjeleníti számára az adott iratot vagy dokumentumot és a feladatokat. A munkatársnak lehetősége van feladata elvégzése után továbbítani az iratot egy következő kollégának, illetve magát a feladatot is át tudja ruházni másra.

Néhány speciális feladattípus esetén a program további funkcionalitást is biztosít, melyek egyszerűsítik az iratkezelés folyamatát. A szervezeti egységhez beékezett küldemények szignálása, egy saját, erre a célra kialakított felületen történik, ahol az elektronikus állománnyal rendelkező küldemények az illetékes szervezeti egységre vagy közvetlenül az ügyintézőre szignálhatók. A vezetők részére ezen a felületen a csoportos szignálás lehetősége is biztosított. Hasonló egyedi feladatküldési folyamat kapcsolódik az iratok kiadmányozásához, ahol a kapott aláírási, kiadmányozási feladat elvégzése során a dokumentum, vagy egyszerre akár több dokumentum elektronikus aláírása is elvégezhető akár szervezeti, akár személyes tanúsítvánnyal.