Jogosultsági Rendszer

A Poszeidon jogosultsági rendszere szerepkör alapú. A rendszert használó szervezet tetszőleges számú és funkcionalitású szerepkört definiálhat. A szerepköröknél külön-külön, lehetőség van beállítani, hogy mely adatokat látják, melyeket tudják módosítani, illetve milyen új adatokat vehetnek fel. Az egyes felhasználókhoz tetszőleges számú szerepkör tartozhat. A tényleges jogosultságot a szerepkör, valamint a szervezeti egység összerendelése határozza meg. Ennek a komplex jogosultsági rendszernek az előnye, hogy a Poszeidont használó szervezet munkatársai közül mindenki csak azokat az adatokat látja, amelyek valóban szükségesek a munkájához, ami egyszerűsíti a munkát, csökkenti a hibák lehetőségét, valamint kizárja az információkkal való visszaélést. A jogosultsági rendszer tökéletesen összhangban van a lekérdezésekkel, így mindenki csak az általa — legalább olvasásra — elérhető adatokra tud lekérdezést készíteni, illetve ezen adatok eredményét kapja kézhez.

Az egyes iratokhoz való hozzáférés biztosítása egyedileg és előre definiált szabályok szerint automatizáltan is történhet. Ilyen szabályok, hozzáférő csoportok meghatározhatók többek között a felhasználó vagy az iktatókönyv szintjén. Így például előre meghatározható, hogy egy adott iktatókönyvbe iktatásra kerülő tételeket kik láthassák alapértelmezetten, vagy egy adott felhasználó által létrehozott tételekhez mely felhasználók vagy szervezeti egységek kapjanak hozzáférést alapértelmezetten, de olyan egyéncsoportok is létrehozhatók, amelyeket a felhasználó például az adott ügy típusa alapján tud a szükséges esetekben az iratokhoz rendelni.

A különböző eseményeknél – például postázás másik szervezeti egységre, feladatkiosztás, stb. – különféle beállítások teszik lehetővé, hogy az automatikus hozzáférés osztás milyen szinten történjen meg. Például postázás esetén a címzett szervezeti egység csak a postázott alszámos irathoz vagy a teljes ügyirathoz kapjon hozzáférést.

A rendszer minden módosítási műveletet naplóz, ezáltal minden változás nyomon követhető. Ugyanígy naplózásra kerül az elektronikus állományok megnyitása, de beállítható úgy is a program, hogy már az iratok metaadatainak megtekintése is naplózva legyen.